¿Cómo escribir un correo electrónico efectivo?

El correo electrónico es una de las primeras formas de comunicación que se utilizó con la llegada del internet.

A pesar de los años, no se ha vuelto obsoleto, al contrario, nos sirve como un canal por el cual hacemos llegar un mensaje personalizado y más formal que en medios como WhatsApp o las otras redes sociales.

Con el paso del tiempo, las distintas plataformas de correo electrónico han ido perfeccionando su funcionalidad.

Actualmente, tenemos la posibilidad de adjuntar documentos, imágenes, vídeos, etc., podemos darle un aspecto distinto cambiándole el formato, el tamaño y el color a las letras, y esto nos permite conectar de una manera más asertiva con la persona a la que le estamos escribiendo.

En el ámbito laboral, escribir correos electrónicos es una tarea del día a día. Estamos tan acostumbrados a utilizarlo que podemos llegar a subestimar el poder de un correo y en ocasiones no le dedicamos el tiempo y la atención que requiere.

Podría parecer algo muy monótono, pero lo cierto es que es un gran reto poder escribir un correo y obtener la absoluta atención del destinatario; para lograrlo hay que considerar algunos puntos.

Los 5 elementos que debes considerar para redactar un correo efectivo

1. Asunto

El asunto es el primer elemento que verá el destinatario y es crucial para decidir si abrir o no el correo. Un buen asunto debe ser corto, claro y atractivo, con alrededor de 30 caracteres para asegurar que se vea completo en dispositivos móviles. El uso de palabras clave relevantes y emojis puede darle un toque más llamativo, pero es importante no abusar de ellos para evitar ser marcado como SPAM.

2. Texto preliminar

Usar un texto de vista previa puede ayudarnos a atraer mayor atención del lector, debemos incluir una breve descripción en la parte superior de cada correo electrónico.

Este texto aparecerá junto a la línea del asunto en la bandeja de entrada de algunos clientes de correo electrónico y se puede generar en la sección vista previa del texto de su correo electrónico de HubSpot.

Ten en cuenta que la extensión recomendada es entre 60 y 70 caracteres. Trata de cumplir siempre con esta cantidad, pues una vista preliminar muy breve no capta tanto la atención y una muy larga no se podrá leer completamente. 

3. Saludo

Una vez que abrimos esa puerta, pasamos al SALUDO. Debemos recordar que a pesar de estar frente a una computadora, esto sigue siendo una comunicación entre personas, así que sería una buena práctica recordar cómo solemos saludar, qué le dirías al destinatario si lo tuvieras enfrente, si utilizarías un saludo muy casual y efusivo o algo más formal.

Esto va a depender del contenido del correo y de las personalidades de quién lo envía y de quién lo va a recibir.

4. Contenido

Con esto resuelto, ahora sí podemos pasar al CONTENIDO de nuestro correo. Evitemos divagar y escribir palabras que no nos ayuden a hacernos entender. Tenemos que poner atención a nuestra ortografía, a la composición de cada párrafo y, por supuesto, a cuidar siempre que el mensaje sea claro para no confundir al receptor.

No se necesita ser un dramaturgo para redactar bien, lo más importante es saber qué es lo que queremos transmitir. Primero, tener el mensaje claro en la mente; después, decírselo a tu compañero de al lado, para corroborar que te estás explicando bien, y no pasa nada si lo intentas más de una vez.

5. Despedida

Al final, toca escribir una DESPEDIDA, lo ideal es que uses algún mensaje con tono cordial que te permita seguir teniendo contacto con esa persona, como “Quedo atento(a) a tu respuesta” o “Si tienes dudas, házmelo saber”.

¿Verdad que es un reto? La buena noticia es que tenemos un sinfín de estrategias y herramientas que nos ayudan a ser más eficientes en el envío de nuestros correos.

Herramientas para optimizar tus correos

Hoy en día, existen diversas herramientas que facilitan la redacción y envío de correos electrónicos. Dos opciones muy útiles son:

• Plantillas de correo: Son estructuras predefinidas que te permiten tener listos los correos que más utilizas, ahorrando tiempo y manteniendo la consistencia en la presentación.
  
  
• Fragmentos de texto: Son bloques cortos de texto reutilizables que puedes personalizar para cada destinatario, ideales para responder a preguntas frecuentes o para saludar de manera uniforme en distintos correos.

Consejo adicional: Aprovecha las herramientas de automatización de plataformas como HubSpot para organizar tus correos, medir su efectividad y ajustar tu estrategia de comunicación.