A Associação Mexicana de Venda Online supera os problemas de integração entre Alegra e HubSpot

Desafios enfrentados pela AMVO

A AMVO buscava integrar o HubSpot com seu sistema de faturamento, no caso, eles usavam a Alegra. Seu objetivo era ter uma plataforma única com acesso para toda equipe, de modo que pudessem ter visibilidade completa do processo de faturamento e pagamentos entre para evitar retrabalho e más experiências de comunicação com o cliente.

No entanto, essa integração da Alegra com o HubSpot apresentava problemas. Além disso, havia falta de sincronização de dados com o HubSpot, desafios de arquitetura no CRM, desorganização nas equipes e duplicação de dados.

Desafios na integração da Alegra e HubSpot

A falta de sincronização de dados entre a Alegra e o HubSpot causou atrasos no processo de faturamento devido à falta de informações completas. Isso levou à terceirização da gestão da informação e enfrentou dificuldades no manuseio dos dados, impactando o fluxo de trabalho e a eficiência da empresa.

Desafios de arquitetura e desorganização no HubSpot

A AMVO enfrentou problemas de arquitetura em seu CRM, incluindo propriedades repetidas, falta de limpeza e desorganização. Essas ações geravam desordem e obstáculos na hora de mapear propriedades, resultando em duplicação desnecessária de dados. Como resultado, a gestão eficiente dos dados era dificultada, afetando o trabalho diário da equipe.

Descentralização da informação

A falta de uma integração eficiente dificultava o acesso e a disponibilidade de dados cruciais. Em particular, a equipe comercial enfrentava dificuldades, pois não tinha certeza se um cliente havia realizado o pagamento ou não. Essa incerteza os levava a entrar em contato com vários membros da equipe para validar as informações e, em outros casos, a entrar em contato diretamente com o cliente para obter as informações.

Dinterweb, o melhor parceiro da AMVO para a integração correta da Alegra

Embora a AMVO já tivesse colaborado anteriormente com outra agência por 12 meses, a integração não havia sido implementada adequadamente. Assim, parte da integração bem-sucedida com a AMVO se deve ao fato de que a equipe da Dinterweb:

Realizou um mapeamento detalhado das propriedades e garantiu uma compreensão profunda das informações que precisavam ser transferidas.

Por meio de testes rigorosos e atenção meticulosa aos detalhes, eles garantiram que todas as possibilidades fossem testadas e que qualquer problema potencial fosse abordado e resolvido.

Forneceu manutenção pela equipe de implementadores da Dinterweb para eliminar qualquer limitação que surgisse na integração devido às constantes atualizações do Alegra.

Devido às constantes atualizações da Alegra, tem sido necessária uma manutenção contínua para garantir que os dados sejam transmitidos corretamente entre os dois sistemas. Graças a essa abordagem, evitaram-se desconexões e garantiu-se uma sincronização eficiente das informações.

Dedicação, esforço e adaptação personalizada têm sido fundamentais para que a AMVO possa aproveitar ao máximo as capacidades de ambas as plataformas e gerenciar seus processos de faturamento de maneira eficiente.

Resultados de uma integração correta do HubSpot na AMVO

Comunicação bidirecional entre Alegra e HubSpot

Esta melhoria significativa na comunicação bidirecional gerou uma maior integração e sincronização dos negócios entre as duas plataformas, por exemplo, a geração de um fluxo automatizado para gerenciar as transições de negócios no pipeline:

Quando um negócio é ganho no HubSpot, ele é automaticamente movido para a seção de Cotações no Alegra. Neste momento, a fatura correspondente é gerada e o pagamento associado é realizado. Uma vez completadas essas ações, o negócio é automaticamente movido para a etapa de Faturado no HubSpot.

Este processo automatizado garante uma sincronização perfeita entre os dois sistemas, evitando a necessidade de fazer mudanças manuais e fornecendo uma visão precisa e atualizada do estado dos negócios a todo momento.

Alinhamento das equipes, não é mais necessário depender um do outro para fazer mudanças

Este alinhamento permitiu uma melhoria significativa no processo de atualização de faturas, sem exigir a consulta constante a todas as equipes para validar os pagamentos.

Anteriormente, cada atualização de faturas implicava uma comunicação e consulta extensas entre as equipes para garantir que os pagamentos fossem registrados corretamente. Agora, estabeleceu-se um fluxo de trabalho mais eficiente e automatizado.

Liberdade de tarefas repetitivas

A AMVO costumava gastar muito tempo em tarefas repetitivas, o que tirava tempo para se dedicar a ações que impactassem positivamente o cliente. No entanto, graças à integração do HubSpot com seu sistema de faturamento Alegra, a AMVO agora dispõe de mais tempo para planejar estratégias de maneira eficiente, campanhas com seus afiliados, segmentar melhor para fornecer um serviço personalizado.

Impacto positivo no cliente final

Graças a essa integração, a AMVO conseguiu impactar efetivamente seus clientes ao evitar situações desconfortáveis relacionadas à faturação. Especificamente, eles pararam de consultar diretamente o cliente sobre o estado de sua fatura e se ela já havia sido paga ou não. Agora, internamente, eles têm as informações necessárias para fornecer respostas precisas, demonstrando um serviço de qualidade e uma comunicação fluida com seus clientes.

Em conclusão, a integração bem-sucedida da Alegra e do HubSpot foi um marco importante para a AMVO em sua busca por melhorar a eficiência, a comunicação e a gestão de dados em seu ambiente empresarial. Você está buscando integrar a HubSpot com o seu sistema de faturamento ou ERP? Nós podemos te ajudar: