Transformando la energía en Puerto Rico con Planet Solar y HubSpot

Retos que enfrentaba Planet Solar

Planet Solar se vio con el inconveniente de no poder gestionar de manera eficiente sus procesos de marketing, ventas y servicios. Estos desafíos no solo afectaban su operativa diaria, sino también su capacidad para tomar decisiones estratégicas informadas. Los principales retos eran:

Estrategias de marketing y promoción en redes sociales

Planet Solar necesitaba desarrollar y ejecutar estrategias efectivas para promover sus servicios en las plataformas digitales y captar nuevos clientes.

Conjuntar los esfuerzos de todos los equipos en un solo lugar

La empresa enfrentaba dificultades para coordinar las actividades de los diferentes equipos (diseño, instalación, comisiones, revisión) debido a la complejidad de la implementación y la falta de una plataforma unificada.

Medir todos esos esfuerzos para tomar decisiones estratégicas

Sin una herramienta centralizada, era complicado medir el rendimiento y la efectividad de sus iniciativas, lo cual dificultaba la toma de decisiones basadas en datos.

Cómo Dinterweb abordó los retos de Planet Solar

Para abordar los retos de Planet Solar de manera efectiva, Dinterweb dividió las acciones en tres etapas clave: diagnóstico, planificación y ejecución. Esta estructuración permitió una implementación ordenada y eficiente de las soluciones necesarias, asegurando que cada aspecto del proceso se abordara con precisión y atención a los detalles. 

1. Diagnóstico

En la fase inicial, se identificó que Planet Solar manejaba su información en varias herramientas y hojas de Excel, lo cual dificultaba la trazabilidad y la eficiencia en la gestión de sus esfuerzos y resultados. Además, las hojas de Excel eran tan pesadas que resultaban difíciles de acceder. Se notó la necesidad de que los vendedores pudieran cotizar directamente desde HubSpot, lo que requería una cotización personalizada. También era crucial que todos los equipos tuvieran visibilidad del estado de cada proyecto para una mejor coordinación.

2. Planificación

Durante la planificación, Planet Solar tenía la intención de aprender a usar las herramientas de marketing de HubSpot, crear insumos, y atraer nuevos clientes para el equipo de ventas, además de medir los resultados de marketing. Inicialmente, rechazaron la implementación de los módulos de ventas y servicio, pero pronto se dieron cuenta de que necesitaban una solución integral para:

Conjuntar el proceso de venta y la entrega del servicio, especialmente debido a la complejidad de la industria en la que operan.

Documentar y conectar a todos los equipos, asegurando que no faltaran insumos necesarios para la instalación.

Tener visibilidad del estado de los proyectos y la capacidad de que todos los equipos estuvieran sincronizados.

Finalmente, optaron por contratar HubSpot y personalizaron objetos dentro del CRM para que los colaboradores pudieran revisar el estatus de cada proyecto. La implementación total tomó 12 semanas.

3. Ejecución

En la fase de ejecución, Dinterweb tradujo las necesidades de Planet Solar en soluciones prácticas mediante HubSpot:

Ventas: Creación de un pipeline de ventas con propiedades personalizadas.

Servicio: creación de un pipeline de servicio por equipo, con propiedades personalizadas que acompañan el proceso de cada equipo, incluyendo tareas y automatizaciones para alertar sobre movimientos indebidos como adelantarse en el proceso sin aprobación.

RevOps: implementación punto por punto, enseñando al cliente las funciones avanzadas de HubSpot y sugiriendo buenas prácticas.

Resultados de una implementación de HubSpot con Dinterweb

Visibilidad en tiempo real del estado de los proyectos

Ahora, Planet Solar cuenta con una visión clara y actualizada de cada proyecto en curso. Esto les permite monitorear el progreso, identificar posibles retrasos y tomar medidas correctivas de manera oportuna. Esta transparencia mejora la confianza tanto interna como externa, ya que los equipos internos pueden seguir de cerca el avance de cada proyecto.

Responsabilidad clara en cada etapa del proyecto

Con la identificación precisa de los responsables de cada etapa, se ha fortalecido la coordinación y eficiencia del equipo. Cada miembro sabe exactamente qué se espera de ellos y cuándo deben completar sus tareas, lo que reduce la duplicación de esfuerzos y minimiza los posibles errores de comunicación.

Gestión centralizada de marketing, ventas y servicio

La integración completa de todas las funciones en HubSpot ha simplificado la toma de decisiones estratégicas. Ahora, los equipos de marketing, ventas y servicio comparten la misma plataforma, lo que les permite colaborar de manera más efectiva, alinear sus esfuerzos y ofrecer una experiencia más cohesiva al cliente.

Capacidad para crear y enviar materiales de marketing de forma manual o automática

Gracias a la funcionalidad de HubSpot, Planet Solar puede crear y enviar materiales de marketing, como correos electrónicos y otros contenidos, de manera eficiente y personalizada. Esto les permite mantenerse en contacto con sus clientes de manera más efectiva y promover sus servicios de manera más estratégica.

Creación de pipelines

La creación de pipelines personalizados en HubSpot ha permitido a Planet Solar visualizar y gestionar sus proyectos de manera más efectiva. Ahora pueden ver de un vistazo en qué etapa se encuentra cada proyecto, quién es el responsable en cada momento y qué acciones deben tomar a continuación, lo que ha mejorado la planificación y la ejecución de sus proyectos.

Eliminación del uso de Excel

Antes de la implementación de HubSpot, Planet Solar utilizaba Excel para gestionar sus proyectos, lo que les generaba problemas de rendimiento debido al tamaño de los archivos y la falta de integración con otras funciones clave. Con HubSpot, han logrado centralizar toda su gestión en una sola plataforma, lo que les ha permitido mejorar la eficiencia y la colaboración entre equipos.