La Asociación Mexicana de Venta Online supera los problemas de integración entre Alegra y HubSpot

Retos que enfrentaba AMVO

AMVO buscaba integrar HubSpot con su sistema de facturación, en este caso, utilizaban Alegra. Su objetivo era tener una plataforma única con acceso para todo el equipo, de manera que pudieran tener visibilidad completa del proceso de facturación y pagos entre para evitar el retrabajo y malas experiencias de comunicación con el cliente. 

Sin embargo, esa integración de Alegra con HubSpot presentaba problemas. Además existía una falta de sincronización de datos con HubSpot, desafíos de arquitectura en el CRM, desorganización en los equipos y duplicación de datos. 

Desafíos en la integración de Alegra y HubSpot

La falta de sincronización de datos entre Alegra y HubSpot causó demoras en el proceso de facturación debido a la falta de información completa. Esto llevó a tercerizar la gestión de la información y enfrentar dificultades en el manejo de los datos, impactando el flujo de trabajo y la eficiencia de la empresa.

Desafíos de arquitectura y desorganización en HubSpot

AMVO se enfrentó a problemas de arquitectura en su CRM, incluyendo propiedades repetidas, falta de limpieza y desorganización. Estas acciones generaban desorden y obstáculos a la hora de mapear propiedades, resultando en duplicación innecesaria de datos. Como resultado, la gestión eficiente de los datos se veía dificultada, afectando el trabajo diario del equipo. 

Descentralización de la información

La falta de una integración eficiente dificultaba el acceso y la disponibilidad de datos cruciales. En particular, el equipo comercial enfrentaba dificultades, ya que no contaba con la certeza de si un cliente había realizado el pago o no. Esta incertidumbre los llevaba a contactar con varios miembros del equipo para validar la información y en otros casos se llegó a contactar directamente al cliente para obtener la información.

Dinterweb, el mejor socio de AMVO
para la integración correcta de Alegra

Aunque AMVO ya había colaborado previamente con otra agencia durante 12 meses, la integración no se había implementado de manera adecuada. Entonces, parte de la integración exitosa con AMVO se debe a que el equipo Dinterweb:

Realizó un mapeo exhaustivo de las propiedades y se aseguró de comprender en profundidad la información que debía ser transferida

Mediante rigurosas pruebas y una atención meticulosa a los detalles, se aseguró de que todas las posibilidades fueran probadas y de que cualquier problema potencial fuera abordado y solucionado.

Brindó un mantenimiento por parte del equipo de implementadores de Dinterweb para eliminar cualquier limitación que haya surgido en la integración por las constantes actualizaciones de Alegra.

Debido a las constantes actualizaciones de Alegra, se ha requerido un mantenimiento continuo para garantizar que los datos se transmitan correctamente entre ambos sistemas. Gracias a este enfoque, se han evitado desconexiones y se ha asegurado una sincronización eficiente de la información. 

Dedicación, esfuerzo y adaptación personalizada ha sido fundamental para que AMVO pueda aprovechar al máximo las capacidades de ambas plataformas y gestionar sus procesos de facturación de manera eficiente.

Resultados de una correcta integración
de HubSpot en AMVO

Comunicación bidireccional entre Alegra y HubSpot

Esta mejora significativa en la comunicación bidireccional ha generado una mayor integración y sincronización de los negocios entre ambas plataformas, por ejemplo la generación de un flujo automatizado para gestionar las transiciones de negocios en el pipeline:

Cuando un negocio es Ganado en HubSpot, automáticamente se traslada a la sección de Cotizaciones en Alegra. En ese momento, se genera la factura correspondiente y se realiza el pago asociado. Una vez completadas estas acciones, el negocio se mueve automáticamente a la etapa de Facturado en HubSpot. 

Este proceso automatizado asegura una sincronización perfecta entre ambos sistemas, evitando la necesidad de realizar cambios manuales y brindando una visión precisa y actualizada del estado de los negocios en todo momento.

Alineación de los equipos, ya no es necesario depender del otro para hacer cambios

Esta alineación ha permitido una mejora significativa en el proceso de actualización de facturas, sin requerir la consulta constante a todos los equipos para validar los pagos.

Anteriormente, cada actualización de facturas implicaba una comunicación y consulta extensa entre los equipos para asegurarse de que los pagos estuvieran correctamente registrados. Ahora se ha establecido un flujo de trabajo más eficiente y automatizado.

Liberación de tareas repetitivas

AMVO solía invertir mucho tiempo en tareas repetitivas, lo cual restaba tiempo para dedicarse a acciones que impacten positivamente en el cliente. Sin embargo, gracias a la integración de HubSpot con su sistema de facturación Alegra, en AMVO ahora disponen de más tiempo para planificar estrategias de manera eficiente, campañas con sus afiliados, segmentar mejor para brindar un servicio personalizado. 

Impacto positivo en el cliente final 

Gracias a esta integración, AMVO ha logrado impactar de manera efectiva a sus clientes al evitar situaciones incómodas relacionadas con la facturación. Específicamente, han dejado de consultar directamente al cliente sobre el estado de su factura y si ya ha sido pagada o no. Ahora, internamente, cuentan con la información necesaria para brindar respuestas precisas, lo que demuestra un servicio de calidad y una comunicación fluida con sus clientes.

En conclusión, la exitosa integración de Alegra y HubSpot ha sido un hito clave para AMVO en su búsqueda de mejorar la eficiencia, la comunicación y la gestión de datos en su entorno empresarial.  ¿Busca integrar el CRM de HubSpot con Alegra? Nosotros podemos ayudarle a lograrlo: