Segmentación de base de datos

Contar con una base de datos organizada es esencial para cualquier empresa, ya que facilita la gestión de la información sobre prospectos, proveedores, clientes e incluso empleados.

Aunque registrar estos contactos puede parecer sencillo, la falta de una estructura adecuada puede complicar los procesos en lugar de simplificarlos.

Para optimizar el uso de la base de datos, es fundamental aplicar una segmentación eficiente que permita acceder a la información de manera ágil y estratégica.

Si bien no existen reglas universales para organizarla, pues depende del tamaño, sector y necesidades de cada empresa, hay herramientas y estrategias que ayudan a lograr una segmentación efectiva.

Tener estos insumos registrados podría parecer muy fácil, pero no siempre se los tiene bien organizados y esto, en vez de agilizar procesos, los hace más complicados.

Por eso es importante tener un orden estricto para dividir a cada uno de los contactos que tenemos en nuestra base de datos.

No existe ninguna regla básica para hacer esta división, todo depende del tamaño de la empresa, de su sector y de las necesidades que cada una tenga; pero sí puedo recomendarles aspectos elementales para tener la organización ideal.

Puntos para tomar en cuenta al segmentar contactos:

Ubicación geográfica:

Es necesario saber el área donde se encuentra la persona a la que vamos a registrar, ya que este va a ser un aspecto relevante para decidir cómo podemos hablarle, es decir, tropicalizar nuestro lenguaje y adecuarnos a cada país, estado o región.

Edad y género

Son otros aspectos relevantes que nos ayudarán a expresarnos mejor y tener una comunicación más personalizada.

Intereses, gustos y necesidades

Podemos recopilar toda la información que tengamos de nuestro contacto, por ejemplo, si en nuestra página tenemos un blog, podemos segmentar dependiendo de los contenidos que hayan visitado.

Compras hechas

Si la persona a la que vamos a escribirle es un cliente, entonces podemos basarnos en las compras que ha realizado, con el fin de que sigan consumiendo nuestros productos y/o servicios.

Debemos aprender ser más prácticos y a utilizar todas las herramientas que la tecnología nos regala para facilitar nuestros procesos, una recomendación importante que puedo brindarles, es que ocupen un CRM para una mayor organización, el de Hubspot.

Por ejemplo, tiene muchas características útiles para poder guardar a cada uno de nuestros contactos, agregarle las propiedades necesarias (como nombre, datos de contacto, origen del contacto, etapa de vida de este contacto, etc.) y, por lo tanto, poder segmentarlos rápidamente cuando se requiera.