10 pasos para implementar el CRM de HubSpot exitosamente

Después de meses de planificación y preparación, finalmente ha decidido implementar un nuevo sistema CRM en su empresa. Tiene emoción, ya que lo que promete la implementación se deriva en una mayor eficiencia, mejor colaboración y un mejor servicio al cliente. Sin embargo, a medida que avanza en el proceso, se topa con varios desafíos inesperados, lo que resulta más complejo de lo que esperaba.

En Dinterweb, como expertos en implementación del CRM de HubSpot, hemos enfrentado situaciones similares en el pasado. Por esa razón, en este artículo queremos abordar valiosos consejos de nuestros especialistas. Ellos han acumulado una amplia experiencia al implementar con éxito el CRM de HubSpot en numerosas compañías de toda Latinoamérica que pueden servirle para aprovechar al máximo los beneficios de su nuevo sistema CRM y llevar a su empresa hacia el éxito.

Comencemos reflexionando sobre por qué algunos software requieren de implementación, mientras que otros no. En el caso específico del CRM de HubSpot, una implementación adecuada es necesaria por las siguientes razones:

Por qué es necesaria una implementación adecuada del CRM

Nuevo ecosistema

El CRM de HubSpot ofrece un ecosistema completo, con una variedad de propiedades, objetos y automatizaciones. Cada equipo que utilizará el software deberá adaptar sus procesos para aprovechar al máximo estas funcionalidades. Una implementación adecuada permitirá configurar el CRM según las necesidades y flujos de trabajo de cada equipo, optimizando así su rendimiento y eficiencia.

Automatización de tareas

Una de las fortalezas del CRM de HubSpot es su capacidad para convertir tareas manuales en procesos automáticos. Sin embargo, para lograr esto de manera efectiva, es fundamental realizar una configuración apropiada. La implementación adecuada asegurará que las herramientas y automatizaciones se ajusten a los requisitos específicos de la empresa, permitiendo la simplificación y optimización de las tareas diarias.

Actualizaciones futuras

Los software como el CRM de HubSpot están en constante evolución y mejoramiento. Las actualizaciones periódicas introducen nuevas características y funcionalidades que pueden beneficiar a la empresa. Una implementación adecuada garantizará que el CRM esté preparado para integrar estas actualizaciones sin interrupciones significativas, lo que permitirá a la empresa aprovechar al máximo las nuevas capacidades y mantenerse actualizada en un entorno empresarial en constante cambio.

Es crucial comprender que implementar un nuevo sistema CRM en su negocio va más allá de simplemente visitar el sitio del proveedor y seleccionar uno de los planes de servicio que considere adecuados. 

Para abordar de manera efectiva los desafíos que enfrenta, es esencial tener claridad sobre los problemas que desea resolver y evaluar si el CRM en el que está interesado cuenta con las funcionalidades adecuadas. Y luego viene la implementación.

Si usted ya implementó HubSpot, pero todavía no ha podido sacarle el máximo provecho a su inversión, acá le compartimos algunos pasos que puede tomar en cuenta.

10 pasos para lograr una implementación exitosa del CRM de HubSpot

1. Auditar propiedades

Realizar una auditoría de propiedades en HubSpot es fundamental para asegurar que se está aprovechando al máximo las capacidades y funcionalidades de la plataforma. También sirve para:

Identificar propiedades duplicadas o redundantes que pueden generar confusión y afectar la integridad de los datos.

Estandarizar los datos y que usen formatos y valores consistentes para facilitar la búsqueda, filtrado y análisis de datos. 

Identificar propiedades personalizadas que podrían ser útiles para su negocio.

Eliminar propiedades obsoletas, que ya no son relevantes para su negocio o que no se utilizan activamente.

2. Validar los usuarios y permisos

Validar los permisos y usuarios en HubSpot es crucial para garantizar la seguridad y el control adecuado del CRM, asimismo sirve para:

Asegurar que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información sensible almacenada en el CRM.

Controlar quién tiene autorización para realizar modificaciones y evitar que ocurran accidentes o acciones intencionadas que perjudiquen los datos.

Rastrear y auditar las actividades realizadas dentro del CRM para identificar quién realizó ciertas acciones, cuándo y qué cambios se hicieron.

Estructurar de manera efectiva los privilegios y responsabilidades de cada usuario de acuerdo a sus funciones y responsabilidades.

3. Auditar las automatizaciones

La auditoría de las automatizaciones en HubSpot es importante para garantizar que estas funcionen de manera óptima y cumplan con los objetivos comerciales. Influyen también en evitar las acciones manuales de los usuarios, por lo que debe validarse si en realidad se están ejecutando sin errores o problemas técnicos.

4. Revisar los formularios

De la mano de las automatizaciones están los formularios, ya que gracias a estos se puede obtener información relevante de posibles clientes y dependiendo de ellos, se ejecutan algunas automatizaciones. Es importante revisar los formularios porque se evalúa si los campos a completar son relevantes y proporcionan valor.

5. Analizar y mapear los procesos existentes

Es importante realizar un análisis y mapeo de los procesos en HubSpot para identificar oportunidades de automatización. Al hacerlo, se pueden detectar aquellas tareas o actividades que se realizan de forma manual y son repetitivas.

6. Realizar diagnóstico

Con un diagnóstico se pueden identificar las deficiencias que el cliente está teniendo dentro de la implementación y así definir aspectos en los que se pueden mejorar y optimizar el uso de la plataforma.

7. Identificar desafíos y definir soluciones

Cada empresa enfrenta desafíos únicos en su implementación y uso de HubSpot. Puede ser la falta de adopción por parte del equipo, problemas de integración con otras herramientas, dificultades técnicas o cualquier otro obstáculo que impida el aprovechamiento completo de la plataforma. Al identificar estos desafíos específicos, se puede comprender mejor la naturaleza del problema y su impacto en los resultados deseados.

8. Conocer con cuáles recursos se cuentan

Es importante identificar y comprender los recursos disponibles, las fortalezas de la empresa, los detractores y los champions, así como los roles y responsabilidades de los encargados en el proyecto de implementación de HubSpot. Aquí le explicamos mejor:Identificar los recursos disponibles, como personal, tecnología, presupuesto y tiempo, le da una visión clara de las capacidades y limitaciones para llevar a cabo la implementación.

Identificar los recursos disponibles, como personal, tecnología, presupuesto y tiempo le da una visión clara de las capacidades y limitaciones para llevar a cabo la implementación.

Identificar las fortalezas de la empresa relacionadas con la implementación de HubSpot le permite capitalizar y aprovechar al máximo esos aspectos.

Identificar a los detractores ( personas o grupos dentro de la organización que pueden mostrar resistencia o escepticismo hacia la implementación de HubSpot ) le permite comprender sus preocupaciones, motivos e inquietudes de manera proactiva.

Identificar a los champions ( individuos o equipos entusiastas y comprometidos con la implementación y uso exitoso de HubSpot ) le permite trabajar de cerca con ellos y facilitar la implementación.

9. Ir de la mano con la política rectora

La política rectora de la empresa establece las pautas y el enfoque general para la implementación de HubSpot. Sirve para orientar estratégicamente la implementación, garantizar la consistencia y coherencia, controlar la calidad de los datos y las prácticas de uso, y gestionar los riesgos asociados. Al seguir la política rectora, la empresa puede lograr una implementación más efectiva y obtener los máximos beneficios de HubSpot.

10. Establecer acciones coherentes

Establecer acciones coherentes promueve la consistencia en el uso de HubSpot en toda la organización. Al seguir las mismas pautas y mejores prácticas, se establece una estructura sólida que facilita la colaboración y el intercambio de información entre los equipos. Esto permite una comprensión común de la plataforma y asegura que todos los usuarios estén en sintonía, lo que a su vez mejora la calidad de los datos y la precisión en la toma de decisiones.

Como puede ver, la implementación adecuada de un sistema CRM, como HubSpot, requiere de una serie de pasos y consideraciones importantes. Ya sea que aún no haya implementado un CRM o si ya lo implementó, pero no está aprovechándolo. 

Es fundamental comprender que la implementación de un CRM no se trata simplemente de adquirir un software y esperar resultados automáticos. Requiere una planificación cuidadosa, evaluación de necesidades y alineación con los objetivos comerciales. Es necesario identificar los retos que se desean resolver y asegurarse de que el CRM seleccionado cumpla con las funcionalidades adecuadas.

Con una implementación adecuada y una atención cuidadosa a los pasos mencionados, se pueden obtener resultados significativos en términos de eficiencia, colaboración y mejora en el servicio al cliente. ¿Le gustaría que realizáramos una implementación del CRM de HubSpot en su empresa? Conversemos sobre cuáles son sus retos: