Cuando estás a cargo de una empresa, es fundamental disponer de una base de datos de clientes. Debes conocer a tus consumidores y relacionarte con ellos de una manera eficiente.


Una buena base de datos es clave para impulsar comercialmente a tu empresa, te permite saber quienes adquieren tus productos o servicios, quienes interactúan con tu marca y te permite generar datos para que su posterior análisis nos ayude a crecer. Del como planifiques y uses esos datos; dependerá la buena marcha de tu empresa. Si no la utilizas o gestionas bien, tu organización podría ser un caos o podría estar desperdiciando muchas oportunidades de crecimiento.


En este post te enseñaré cómo crear una base de datos y cuáles sus ventajas


Podríamos usar simplemente (como muchas personas) un archivo de Excel, en el que cada característica o dato que consideremos importante y queramos guardar de nuestros contactos equivaldría a una columna, podemos crear las columnas que queramos y así guardar los datos que queramos, pero esta práctica no es muy escalable ya que conforme pase el tiempo el archivo sería cada vez más difícil de manejar. Para evitar este tipo de inconvenientes hay muchas mejores opciones (¡y gratis!) en el mercado.


base de datos de clientes en Excel


Evolucionando a CRM

 

Una base de datos manejada en el CRM adecuado puede ofrecer la posibilidad de guardar todos los datos de forma intuitiva, el acceso a los datos de forma sencilla, además; debe ofrecer la posibilidad de ayudarnos a recuperar clientes antiguos o indecisos, ofrecer contenidos personalizados que respondan a cada tipo de comprador, aumentar tus ventas a través de técnicas como el email marketing, mantener a tus clientes y contactos en general informados sobre tus novedades y ofertas especiales, entre otros.


Un CRM (Customer Relation Management) es un sistema que nos permite administrar la información de nuestros clientes y también gestionar la relaciones que mantenemos con ellos. Tienen como objetivo lograr la satisfacción de los mismos, con un seguimiento detallado de la actividad de los contactos y nuestro negocio, ya que entre más información tengamos de cada contacto, más influencia tendremos sobre el mismo y más fácil podemos convertirlo en nuestro cliente.


crm


Uno de los CRMs preferidos para realizar estas tareas es el de HubSpot, algunas de las características (de la versión free) más llamativas del mismo son:


Propiedades personalizadas

 

Podemos crear campos o propiedades personalizadas, estos son datos que guardamos de nuestros contactos y que se ajustan precisamente a nuestro negocio.

Si comparamos el CRM con el documento de Excel; las propiedades equivalen a las columnas que creemos en el documento. La principal diferencia es que en el CRM podemos elegir el tipo de dato de cada columna, por ejemplo, podemos definir una columna “puesto” y definir que esa propiedad será de tipo “selección en lista de opciones”, eso quiere decir que solo podrá ser rellenada con algunas opciones también definidas por nosotros (por ejemplo, para la propiedad puesto podríamos definir como posibles opciones: CEO / Director, Gerente, Ventas, Marketing, TI, Socio, Otro).


Con esto aseguramos  la veracidad de los datos que guardamos y que ya sea un vendedor o directamente  un contacto no ingrese información errónea o que no nos aporte valor.


puesto


Forms

 

HubSpot nos permite crear formularios (a los que podemos agregar las propiedades personalizadas), e incrustar los mismos a nuestro sitio web, o bien; pasarlos por una URL para realizar una encuesta tipo Google Forms. Los formularios registran los contactos automáticamente en el CRM.


form


Lead flows

 

También podemos crear “lead flows” que son como pop-ups o ventanas emergentes con un formulario, que nos permite promocionar nuestros contenidos, suscribir a los contactos al blog y por supuesto ingresar automáticamente contactos a nuestra base de datos (al igual que los formularios, se incrustan en nuestro sitio web).


leadflow


Timeline

 

El CRM de HubSpot registra automáticamente un timeline de las interacciones que los contactos tienen con nuestra empresa en general, podemos ver (ordenado cronológicamente) el comportamiento de los contactos, las visitas, navegación en el sitio web, descargas, formularios llenados.


timeline


También podemos agregar notas para cada contacto, esto con el fin de que todo nuestro equipo de ventas tenga el mismo conocimiento del tratamiento que se le ha dado a cada contacto, esto colabora a que todo nuestro equipo trabaje coordinadamente.

 

Después de conocer un poco de las posibilidades que nos ofrece un CRM en comparación con un archivo de Excel ¿cree que nos aporta más valor un CRM? Para una empresa y su crecimiento no hay nada más importante que apoyar sus decisiones en datos, los datos nos muestran el comportamiento real, no solo el que queremos ver, nos indican que producto o servicio debemos fortalecer, nos muestra implícitamente la evolución del mercado en el que estamos y si nuestros esfuerzos están funcionando.

 

Sabiendo todo esto entendemos que entre más rápido e intuitivamente entendamos esos datos mejor rendimiento tendremos, y esa es otra de las ventajas que obtenemos al utilizar un CRM, la visualización y entendimiento de los datos para la toma de decisiones es exquisita.

 

Una de las ventajas de implementar HubSpot es construir un mecanismo para de marketing automation, en este ebook: 10 pasos para vender en piloto automático explicamos la forma de desarrollarlo.


Espero que nunca más utilicen archivo Excel para manejar la base de datos de clientes.

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