Cómo tener éxito al migrar su CRM a HubSpot

Es normal que al decidir cambiar de plataforma CRM surjan muchas dudas: ¿cómo asegurarse de que todos los datos relevantes encuentren su lugar adecuado?, ¿cuáles son los pasos para lograr que la migración sea exitosa? No se preocupe, en este artículo le indicaremos cómo se realiza el proceso y qué debe considerar para que la migración de su CRM a HubSpot sea un éxito. 

Una migración funcional a HubSpot es esencial para garantizar una transición exitosa y efectiva hacia esta poderosa plataforma CRM. Se trata de llevar toda la información estructurada y organizada de su empresa al nuevo sistema, pero esto va más allá de simplemente trasladar datos. Implica una planificación cuidadosa, una comprensión profunda de sus necesidades empresariales y la creación de una arquitectura de datos eficiente. 

Uno de los principales desafíos que pueden surgir en una migración es lidiar con estructuras ineficientes en su CRM anterior. Si no se abordan adecuadamente, estas estructuras pueden persistir en HubSpot y afectar negativamente sus operaciones diarias.  Para evitar este problema, es fundamental realizar una revisión exhaustiva de la estructura de datos actual y detectar posibles duplicados, información obsoleta o cualquier otro factor que pueda obstaculizar el rendimiento óptimo del CRM.

El éxito de la migración depende de una revisión minuciosa de la estructura de datos, una documentación detallada y una estrecha colaboración entre los equipos de trabajo de su empresa. Al abordar estos aspectos de manera adecuada, sienta las bases para un aprovechamiento óptimo de la plataforma y una mejora significativa en sus procesos de marketing, ventas y servicios. Ya que, la migración de datos al CRM de HubSpot, implica la adopción de la metodología Inbound, para que optimice sus procesos y administración de contactos y prospectos, conozca algunas consideraciones:

Consideraciones para una migración exitosa 

Cantidad de datos a mover y complejidad de la migración: evaluar la cantidad de registros que se trasladarán y la complejidad de la migración nos permitirá tener una estimación realista del tiempo y recursos necesarios para completar el proceso.

Mapeo de información: el mapeo preciso de la información entre el CRM anterior y HubSpot puede ser un desafío. Es fundamental acordar qué información se transferirá y cómo se llevará a cabo el proceso para evitar errores y confusiones.

Arquitectura adecuada: antes de realizar la migración, debemos asegurarnos de que la arquitectura en HubSpot esté bien diseñada y optimizada para nuestras necesidades empresariales. Esto implica eliminar objetos innecesarios y estructurar los datos de manera eficiente.

Conocer el proceso del cliente: comprender en detalle los procesos diarios que realiza el cliente nos ayudará a identificar qué objetos y datos son esenciales para la migración. La combinación de objetos existentes y la eliminación de aquellos innecesarios simplificará el proceso y mejorará la experiencia de uso del CRM.

4 pasos clave para una migración exitosa 

A continuación, los cuatro pasos fundamentales para que el proceso sea fluido y efectivo. 

 1. Diagnóstico 

Este proceso implica un análisis detallado de los objetos y atributos que componen el CRM actual. Al entender cómo está estructurada la información y qué datos están presentes, puede tomar decisiones más informadas sobre cómo migrarlos adecuadamente a HubSpot.

Durante el diagnóstico, se identifican posibles duplicados, datos obsoletos o estructuras que no se ajustan a las necesidades actuales del negocio. Además, esto le brindará una visión clara de las relaciones entre los diferentes datos y cómo interactúan en el sistema actual.

2. Planificación 

Durante esta etapa, se diseña la arquitectura adecuada en HubSpot, teniendo en cuenta las particularidades de la empresa y las necesidades específicas de cada equipo (ventas, marketing, servicios, etc.).

La planificación incluirá el diseño de flujos de trabajo y la definición de las consideraciones clave para transferir la información del software antiguo al nuevo CRM. Es importante establecer un plan de acción claro y definir roles y responsabilidades para cada miembro del equipo involucrado en el proceso.

3. Ejecución 

El momento de la ejecución es aquel en el que se llevará a cabo la integración o migración de datos desde el software antiguo al nuevo CRM, en este caso, HubSpot. Es fundamental seguir el plan de acción previamente establecido para garantizar que el proceso se realice de manera ordenada y sin contratiempos.

Durante la ejecución, se realizarán las transferencias de datos y se implementarán los flujos de trabajo previamente definidos. Es importante contar con un equipo capacitado y experimentado en este tipo de migraciones, ya que cualquier error o malentendido puede afectar la integridad de los datos y la eficiencia del nuevo sistema.

4. Depuración

Una vez completada la migración de datos, llegamos a la etapa de depuración. Aquí, el enfoque se centra en garantizar que todos los datos migrados estén correctamente asociados y relacionados con los objetos correspondientes en HubSpot.

Depurar los datos implica, además:

Revisar minuciosamente la información transferida

Identificar posibles inconsistencias

Seleccionar datos que son realmente relevantes y útiles para el nuevo sistema, dejando de lado información obsoleta o redundante.

La depuración es una tarea crítica para garantizar la calidad y precisión de los datos en HubSpot, lo que, a su vez, contribuirá a que nuestros equipos de ventas, marketing y servicios operen de manera eficiente y efectiva.

Retos que pueden enfrentarse durante una migración

En todo proceso de migración de datos, pueden surgir retos según su empresa y sus procesos, algunos de ellos y cómo puede abordarlos serán mencionados a continuación: 

1. Implementaciones personalizadas de software:

Una de las principales dificultades durante la migración es lidiar con implementaciones personalizadas de software en el CRM anterior. Estas personalizaciones pueden variar desde modificaciones en el flujo de trabajo hasta la creación de campos y funcionalidades específicas para adaptarse a las necesidades de la empresa. La migración de estas personalizaciones requiere una planificación más elaborada y la posibilidad de ajustar las funcionalidades en la nueva plataforma para lograr la misma eficiencia.

Recomendación

Antes de comenzar la migración, es esencial realizar un inventario completo de las personalizaciones existentes y evaluar su relevancia en la nueva plataforma. De ser posible, se debe simplificar y estandarizar los procesos para facilitar la transición.

 2. Limitaciones en la compatibilidad de datos:

Algunos campos y atributos pueden tener estructuras diferentes, lo que puede llevar a la pérdida de datos o a la necesidad de formatearlos adecuadamente antes de la migración.

Recomendación

Realice un mapeo meticuloso de los datos entre las dos plataformas y, si es necesario, desarrollar automatizaciones o agregar código personalizado para formatear la información correctamente. Asegurarse de realizar pruebas exhaustivas para verificar que los datos se transfieran sin problemas.

3. Cálculos matemáticos y precios personalizados:

Cuando una empresa utiliza cálculos matemáticos para determinar precios personalizados para sus clientes, la migración de estos cálculos puede ser un reto adicional. Los algoritmos y fórmulas empleados en el CRM anterior pueden no ser directamente compatibles con HubSpot.

Recomendación

Evalúe detenidamente los cálculos y algoritmos utilizados en el sistema actual y trabajar en colaboración con equipos técnicos para adaptarlos a la nueva plataforma. Realizar pruebas rigurosas para asegurarse de que los precios personalizados se calculen correctamente en HubSpot.

4. Adaptar diferentes departamentos al nuevo software:

La migración de CRM puede afectar a múltiples departamentos de la empresa, como marketing, ventas y servicio al cliente. Cada equipo puede tener necesidades y requisitos específicos que deben abordarse para garantizar una migración exitosa.

Recomendación

Facilite la comunicación y la colaboración entre los diferentes departamentos durante todo el proceso de migración. Asegurarse de que cada equipo comprenda cómo utilizar la nueva plataforma y cómo se aplicarán los cambios a sus respectivos flujos de trabajo.

La migración de un CRM a HubSpot puede presentar desafíos únicos según su empresa. Sin embargo, con una planificación adecuada, una evaluación completa de las necesidades y la colaboración entre equipos, es posible superar estos obstáculos y lograr una migración exitosa que mejore la eficiencia y el rendimiento de la empresa. La migración no solo es un cambio tecnológico, sino también una oportunidad para mejorar los procesos y ofrecer una experiencia más satisfactoria tanto para el equipo interno como para los clientes.

Asegúrese de que la agencia que realice la migración de su CRM cuente con la experiencia necesaria para que su proceso sea efectivo y funcional. ¿Le interesaría conocer el proceso de Dinterweb?