Cómo desarrollar un plan de ventas

Durante las sesiones de asesoría que imparto, siempre busco entender de forma profunda cuáles son los principales obstáculos en el crecimiento de una organización. He notado que, muchas veces, las personas buscan aspectos externos para justificar sus dificultades; tales como el mercado, la competencia o la economía del país. Sin embargo, en la mayoría de ocasiones, descubro que los principales obstáculos vienen del interior de la organización y tienen mucha relación con la ausencia de objetivos o la forma en cómo los establecen.

Suelo hacer la pregunta: ¿Cuáles son sus objetivos para este periodo? pero son muy pocas las ocasiones en las que obtengo una respuesta con datos aterrizados. En la mayoría de casos recibo respuestas como “estamos trabajando en eso” o “pronto tendremos una junta para terminar de definirlo”  y, existen ocasiones en las que me disparan números de forma impulsiva y poco fundamentada, lo que demuestra que existe una gran oportunidad en los equipos comerciales a la hora de establecer sus planes.

Un plan de ventas permite a las organizaciones definir su estrategia junto con las tácticas en busca de alcanzar objetivos que sean relevantes para el crecimiento de la empresa, pero al mismo tiempo, viables según la situación actual a la que se están enfrentando, la clave es encontrar el balance.

En mi experiencia he notado que las personas tienden a imaginar estos planes como documentos complejos llenos de datos financieros, pero no tiene por qué ser así. Basta con un par de hojas que agrupen los aspectos más importantes, priorizando lo que realmente generará crecimiento, si lo mantenemos simple en la planificación, también será simple en la ejecución. Al final, nadie quiere iniciar una misión imposible.

Con el fin de facilitar el proceso de preparación de su plan de ventas, le compartimos esta plantilla que podrá descargar para editarla con los datos de su organización, divididos en estos puntos: 

• Prioridades del negocio
• Enfoque en el mercado
• Roles del equipo de ventas
• Objetivos de ventas
• Enfoque de actividad
• Métricas de actividad
• Acontecimientos y pequeñas victorias

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A continuación, describo cada uno de estos puntos para que pueda guiarse a la hora de completar la plantilla para desarrollar un plan de ventas exitoso.

Desarrollo de plantilla del plan de ventas

1. Prioridades del negocio

En la primera parte del documento, (lado superior izquierdo) usted deberá completar entre 3 a 5 prioridades del negocio. En este espacio intente sintetizar verdaderas metas que el negocio tiene para este periodo, omitiendo cualquiera que no sea del todo relevante.

2. Enfoques en el mercado

En el cuadro con el título “a quién le vendemos”, deberá indicar de forma clara cuáles son las características de las personas o empresas a las que deseamos alcanzar. Podemos anotar características de nuestro Buyer Profile o de nuestro Buyer Persona con el fin de que el equipo de ventas tenga mucha claridad y saber a quiénes debe enfocarse a la hora de realizar sus procesos de prospección. 

Si aún no cuenta con un Buyer Persona o Buyer Profile, es recomendable que elabore uno para que su enfoque en el mercado sea lo más preciso posible.

3. Roles del equipo de ventas

En este campo debemos especificar quienes son las personas que realizarán las actividades de ventas con sus roles correspondientes. Si dentro de su organización es posible, recomendamos contar con al menos dos roles distintos.

Uno como representante de ventas que tiene la función de gestionar las oportunidades de venta para cerrar negocios y el otro como BDR (Business Development Representative) responsable de abordar a los prospectos en la etapa temprana del proceso de compra para calificarlo y conectar de forma exitosa, hasta confirmar que exista una alineación adecuada para avanzar.

4. Objetivos de ventas:

En la parte superior central, usted debe anotar los objetivos de ventas. Estos son datos altamente relevantes en el plan, por lo que recomendamos tomar en cuenta los registros históricos que le permitan establecer objetivos viables para este periodo, en comparación con el porcentaje de crecimiento entre el año anterior con respecto al año trasanterior.

Al mismo tiempo, es muy importante que sus objetivos de ventas sean lo suficientemente relevantes desde el punto de vista de rentabilidad para asegurarse de que le permitirán cumplir con las 3 o 5 prioridades del negocio para este periodo.

5. Enfoque de actividad

Antes de divagar por múltiples ideas sobre las actividades que le permitirán alcanzar sus objetivos, encontrará un cuadro con dos campos distintos, uno para anotar qué hará y otro para explicar cómo lo hará.  Esto sin duda le permitirá enfocar sus esfuerzos en actividades clave y alineadas con sus objetivos.

6. Métricas de actividad

La actividad de ventas es el ancho de banda del crecimiento de su negocio, siendo tan importante debemos establecer KPIs con los cuales podamos monitorear su ejecución. Es útil revisar en su CRM actual cuáles son las actividades que le han permitido cerrar negocios y su proporción entre cada etapa. 

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Por ejemplo: si usted ha identificado que por cada 4 propuestas presentadas logra ganar 2 clientes, ya tiene claridad sobre la cantidad de propuestas que debería de presentar para alcanzar sus objetivos. Luego puede hacer lo mismo para saber la cantidad de reuniones, llamadas, emails y demás actividades que debe ejecutar su equipo de ventas para asegurar el cumplimiento de los objetivos.

7. Acontecimientos y pequeñas victorias

En este último espacio del plan de ventas se deben anotar hitos importantes que usted ejecutará durante el primer trimestre del plan. En este apartado puede colocar acontecimientos relevantes, ya sea cerrar una cuenta de un cliente en particular y ejecutar una actividad puntual en el corto plazo. 

Las pequeñas victorias nos permiten ganar tracción al mismo tiempo en que nos mantenemos motivados mientras avanzamos.

De esta manera, usted ha completado la primera parte del plan de ventas en una sola página, un solo vistazo será útil para  tener claro el panorama de este periodo, esto permite tener un alto enfoque para alcanzar los objetivos.

Ahora puede pasar al siguiente paso que consiste en preparar un plan de acción de ventas en una sola página.

En la columna de ACCIÓN usted debe explicar en qué consiste la actividad a realizar y en la columna FECHA debe establecer el deadline para cada una de las actividades. Mi recomendación es que se establezca una rutina de revisión del plan de acción para asegurarse de que cada actividad avance a buen ritmo.

Espero que esta plantilla y orientación sirvan como un instrumento vital en el alcance de sus objetivos comerciales. Luego de ejecutar su plan de ventas de forma disciplinada descubrirá que, a pesar de que existen factores externos, cuando resolvemos los factores internos se eliminan muchos obstáculos en el crecimiento del negocio.