Hola, ¿cómo van tus ventas? ¿Avanzas bien este año? ¿Tu jefe está feliz del rendimiento del equipo? ¿La empresa está creciendo? ¿Cuánto está creciendo?

Son algunas de las preguntas que hago habitualmente para entender si alguien necesita ayuda; la mayoría responde: “Claro, vamos bien”, “aún tengo trabajo, eso es por algo jaja” (sarcásticamente), “tengo al mejor equipo”, “vamos bien”... Cuando en realidad sí existe preocupación y su continuidad es incierta en la empresa.

Un buen gerente tiene clara la meta anual, pero, en ocasiones, esta no se alinea con los esfuerzos de sus departamentos; por eso, es fundamental contar con un plan de ventas donde se establezcan con claridad las iniciativas que se tomarán para alcanzar esas metas propuestas.

En este artículo, te compartiré: 

1. La importancia del plan de ventas

2. Tres pasos para elaborar un plan de ventas

• Definir las prioridades de tu empresa

• Establecer buyer personas

• Precisar los equipos y los roles

3. Determinar los objetivos en ventas

4. Las metas de ventas a 12 meses

5. Nuestro enfoque

¿Por qué es tan importante establecer un plan de ventas?

Primero, porque permite alinear tus objetivos de ventas con los esfuerzos, recursos y objetivos generales de tu empresa. Si tu plan de ventas no hace esto, es muy probable que no tengas éxito durante el año.

Cuando tus representantes de ventas no saben a ciencia cierta cuál es su mercado objetivo ni los perfiles de los clientes que compran en él, puede que se acerquen a personas que nunca serán compradores ni usuarios y solamente desperdiciarán su tiempo.

Supongamos que el vendedor busca clientes en el sector de retail porque allí tiene sus “contactos”; tal vez piense que es una gran idea, pero no lo es si tu empresa ha decidido apuntar a negocios de otros sectores como la tecnología o la construcción porque al final generan una mayor rentabilidad como clientes.

Pues bien, una de las ventajas de contar con un buen plan de ventas es que tu equipo comercial apuntará hacia la dirección correcta. Ya que estamos conscientes de la necesidad de elaborar este documento, explicaré brevemente cómo desarrollar uno. Pero antes, descarga esta plantilla, te servirá como base para crear tu plan:

(Descarga aquí la plantilla y vayamos completando juntos)

Como puedes notar, la plantilla está dividida en tres columnas, que iremos completando por partes.

3 pasos para elaborar un plan de ventas

Hay que seguir 3 pasos importantes cuando desarrollamos un plan de ventas: primero, enumera del 1 al 5 las prioridades de tu empresa para este año. Luego, plasma en el documento los buyer persona con los que negociarás tus productos o servicios. Finalmente, jerarquiza tu estructura comercial.

Paso #1: Definir el top 5 de las principales prioridades de tu empresa: explicaré con conceptos y ejemplos:

1. Objetivos generales de crecimiento

Por ejemplo: Crecer un 10 % este año.

2. Objetivos organizacionales

Por ejemplo:

• Contratar un gerente comercial para que se encargue de estructurar ese departamento.

• Contratar dos ejecutivas de servicio al cliente.

• Iniciar la apertura del negocio en Colombia.

3. Objetivos de asociación

Por ejemplo:

Lograr una asociación con la Cámara de Tecnología, a fin de generar más relaciones públicas y buscar negocios dentro del gremio.

4. Metas monetarias de crecimiento

Por ejemplo:

Conseguir un ritmo de ventas recurrente de $500 000, en cuatro meses.

Estas prioridades ayudan a establecer el contexto para el resto del plan de ventas. Luego, cuando vayamos estableciendo las metas más específicas en ventas, es importante que vuelvas a repasar las prioridades para asegurarte de que estén bien alineadas.

Paso # 2: Establecer buyer personas (a quiénes le vendemos):

El buyer persona es una representación semificticia de la persona con la que típicamente negociamos dentro de una empresa u organización. Por ejemplo:

• Gerente general

• CEO

• Gerente comercial

• Gerente de mercadeo

Si quieres saber más al respecto antes de continuar leyendo este artículo, cliquea este enlace: Ventajas de conocer a tu audiencia con perfiles de buyer persona.

No menosprecies este proceso, haz tu mejor esfuerzo, ya que esto le permitirá a tus equipos de ventas y de marketing saber hacia donde apunta la empresa.

Paso #3: Precisar los equipos y los roles:

Es uno de los cuadrantes más importantes. Aquí debes enumerar a todas las personas de tu empresa que son directa o indirectamente responsables de las ventas. Es esencial que describas los roles y las responsabilidades de cada uno para que tengan claro qué se espera de ellos.

Determinar los objetivos de ventas

Después de haber definido las prioridades de tu empresa para este año, así como el público meta exacto al que apuntas y las personas que se encargarán de esa gestión, debemos establecer los objetivos de ventas.

 “Alcanzar sus metas es increíble, pero superarlas es aún mejor”.

Definir estos objetivos también nos garantiza que están bien alineados con las prioridades de tu empresa. Por ejemplo, Juan Lopez, encargado de ventas, estableció que el objetivo de ventas era conseguir al menos 10 clientes mensualmente, los cuales significarían al menos $20 000 por mes, lo que anualmente sumaría $240 000. El problema es que estos ingresos no son suficientes para las proyecciones de crecimiento que la empresa anhelaba. Entonces, evidentemente, el objetivo va mal encaminado y Juan está en problemas.

Preguntas claves para completar esta columna de objetivos en ventas:

• ¿Tengo claro de cómo lograrlos?

• ¿Qué resultados específicos estoy tratando de lograr?

• ¿Cuáles son las actividades intermedias y los hitos que me ayudarán a dividir mis metas en partes más pequeñas?

Esto te ayuda a asegurarte de que vas por buen camino. Ahora, continuaremos completando el cuadrante:

Metas de ventas a 12 meses

Aunque las metas de ventas son a 12 meses, es importante que hagas este desglose con base en las ventas mensuales y luego solo sumas.

Primero, debes establecer la cantidad de clientes que necesitas por cada servicio, proyecto o producto mensual. Luego, tendrás que calcular el monto que pagaría un cliente por cada servicio, producto o proyecto que vendas al mes. Después, habrá que definir la cantidad de clientes totales que necesitas generar al mes para que la meta de crecimiento anual cierre de forma sana.

Nota: (Contenido extraído de HubSpot)

Por último, es necesario que promedies el monto de ventas mensuales que tendrás (aquí agregas la sumatoria de las ventas mensuales).

Te comparto un ejemplo:

Nuestro enfoque (plan):

¿Qué haremos para alcanzar las metas planteadas?

En este cuadrante yo pediría ayuda de los compañeros en marketing, ya que es donde se define el plan que seguiremos para alcanzar las metas planteadas.  

Te comparto un ejemplo:

Qué haremos:

• Aumentar las tasas de conversión de visitas a leads en un 1.46 % y de leads a clientes en un 4.88 %

• Generar leads a corto y largo plazo

• Implementar lead nurturing y lead scoring

• Aplicar coaching intensivo para el departamento comercial.

Cómo lo haremos:

Se realizará una optimización de los canales digitales de //nombre de la empresa//, con base en los buyer persona. A través de Inbound, se construirán mecanismos y rutas de conversión que generarán leads bien calificados para el departamento comercial, esto potenciará la tasa de cierre.

Agregue más detalles de su plan: sea tan específico como pueda.

Luego de tener claras las metas de ventas y la ruta para alcanzarlas, hay que ser muy exactos en la definición de las métricas que te llevarán a ellas, vamos avanzando:

Métricas y actividades importantes:

En este cuadro, es importante hacer una lista de las actividades que lo harán alcanzar las metas; comience por estas y analice hacia atrás. Ejemplo:

Para concretar 1 venta al mes, necesito:

• Realizar entre 5 y 10 llamadas diarias a prospectos.

• Concretar al menos 2 reuniones a la semana (8 reuniones al mes).

• Entregar al menos 2 propuestas finales.

• Con el mínimo, puedo calcular una tasa de cierre del 1 %, lo que me deja en un cliente al mes basándose en todo el esfuerzo comercial.

Debes adaptar estas cifras a tu industria y a tu ritmo actual, siempre teniendo claro el enfoque de las prioridades establecidas al inicio y las metas.

Estas métricas ayudan a que tu equipo comercial se concentre en alcanzar las metas y sepa cuál es su compromiso en esta aventura. En este cuadrante, también se pueden agregar otras métricas que para usted sean importantes, por ejemplo:

• Impartiré 3 charlas al año en conjunto con la Cámara de Industrias.

• Aumentaré la tasa de conversión de mi equipo comercial en un 5 % durante el segundo semestre del año.

Hitos de 30-90 días y ganancias rápidas

En este cuadro, es importante que establezcas los hitos y las ganancias rápidas que lograrás dentro de un periodo de 90 días. Es vital que se establezcan periodos cortos para ir midiendo el avance y, en caso de anomalías o comportamientos negativos, corregir rápidamente.

Es importante ser específico en cuanto a los plazos: ¿qué harás y cuándo lo harás?

Ejemplo:

• Concretar la venta con Cargill en los próximos 30 días.

• Realizar eventos con los clientes actuales en los próximos 60 días con el objetivo de retenerlos y buscar que nos refieran.

• Realizar alianza con la Cámara de Exportadores en los próximos 90 días.

• Estructurar los procesos del departamento comercial en los próximos 30 días.

Por último, debes crear una lista en orden estratégico de prioridad, según el plan de acción, con las actividades claves y sus fechas de entrega bien especificadas. Aquí, es importante que se coordinen los departamentos de marketing y ventas.

"Recuerde descargar la guía e ir completándola detenidamente" 

Bueno, señor(a) gerente, ya conocimos la importancia de contar con un plan de ventas como una ruta para alcanzar las proyecciones de crecimiento de tu empresa de forma anual. También vimos con detalle cómo completar este plan. Ahora sí, viene la parte más compleja: ¿cómo ejecutarlo?, y estoy listo para ayudarle.