El correo electrónico es una de las primeras formas de comunicación que se utilizó con la llegada del internet. A pesar de los años, no se ha vuelto obsoleto, al contrario, nos sirve como un canal por el cual hacemos llegar un mensaje personalizado y más formal que en medios como WhatsApp o las otras redes sociales.


Con el paso del tiempo, las distintas plataformas de correo electrónico han ido perfeccionando su funcionalidad. Actualmente, tenemos la posibilidad de adjuntar documentos, imágenes, vídeos, etc., podemos darle un aspecto distinto cambiándole el formato, el tamaño y el color a las letras, y esto nos permite conectar de una manera más asertiva con la persona a la que le estamos escribiendo.


En el ámbito laboral, escribir correos electrónicos es una tarea del día a día. Estamos tan acostumbrados a utilizarlo que podemos llegar a subestimar el poder de un correo y en ocasiones no le dedicamos el tiempo y la atención que requiere. Podría parecer algo muy monótono, pero lo cierto es que es un gran reto poder escribir un correo y obtener la absoluta atención del destinatario; para lograrlo hay que considerar algunos puntos.


Los 5 elementos que debes considerar para redactar un correo efectivo


1. Asunto


Hay que tener presente que “la primera impresión es lo que cuenta” y si es la primera vez que le vamos a escribir a una persona, debemos ser sumamente cuidadosos con los detalles, empezando por el ASUNTO. El nombre que le demos al “asunto” en nuestro correo va a ser la llave que nos va a abrir la puerta para ser leídos o que hará que nos la cierren en la cara y nos marquen como spam.

 

El asunto, debe llevar un texto corto, claro y conciso, que le permita al destinatario saber de qué se trata el correo y que le cause curiosidad para que no dude en abrirlo inmediatamente. Lo ideal sería que nuestro ASUNTO contenga alrededor de 30 caracteres para que no se dificulte ver el texto completo; el uso de emojis también pueden ayudarnos a darle un toque más relajado y llamativo.

2. Texto preliminar


Usar un texto de vista previa puede ayudarnos a atraer mayor atención del lector, debemos incluir una breve descripción en la parte superior de cada correo electrónico. Este texto aparecerá junto a la línea del asunto en la bandeja de entrada de algunos clientes de correo electrónico y se puede generar en la sección vista previa del texto de su correo electrónico de HubSpot.

3. Saludo


Una vez que abrimos esa puerta, pasamos al SALUDO. Debemos recordar que a pesar de estar frente a una computadora, esto sigue siendo una comunicación entre personas, así que sería una buena práctica recordar cómo solemos saludar, qué le dirías al destinatario si lo tuvieras enfrente, si utilizarías un saludo muy casual y efusivo o algo más formal. Esto va a depender del contenido del correo y de las personalidades de quien lo envía y de quien lo va a recibir.

4. Contenido


Con esto resuelto, ahora sí podemos pasar al CONTENIDO de nuestro correo. Evitemos divagar y escribir palabras que no nos ayuden a hacernos entender. Tenemos que poner atención a nuestra ortografía, a la composición de cada párrafo y, por supuesto, a cuidar siempre que el mensaje sea claro para no confundir al receptor. No se necesita ser un dramaturgo para redactar bien, lo más importante es saber qué es lo que queremos transmitir. Primero, tener el mensaje claro en la mente; después, decírselo a tu compañero de al lado, para corroborar que te estás explicando bien, y no pasa nada si lo intentas más de una vez.


5. Despedida


Al final, toca escribir una DESPEDIDA, lo ideal es que uses algún mensaje con tono cordial que te permita seguir teniendo contacto con esa persona, como “Quedo atento(a) a tu respuesta” o “Si tienes dudas, házmelo saber”.


¿Verdad que es un reto? La buena noticia es que tenemos un sinfín de herramientas que nos ayudan a ser más eficientes en el envío de nuestros correos. Una de ellas es el uso de plantillas, las cuales nos permiten tener listos los correos que utilizamos con más frecuencia, para no escribir una y otra vez lo mismo.

Otra buena opción es el uso de FRAGMENTOS, que son bloques de texto cortos y re-utilizables con los cuales podemos dar respuestas estándar y personalizadas. Aquí les dejo un vídeo corto, donde se explica cómo utilizar los fragmentos para  mejorar la redacción de correos.

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