¿Cómo crear una base de datos de contactos?

En la gestión de una empresa, contar con una base de datos de clientes es fundamental. Conocer a los consumidores y establecer relaciones eficientes son pilares para el éxito comercial. Una base de datos bien gestionada es clave para entender quiénes adquieren productos o servicios, interactúan con la marca y generar datos para impulsar el crecimiento. Sabiendo esto, en este artículo conocerá como crear una base de datos de contactos

¿Cómo crear una base de datos de contactos?

Podría usar simplemente (como muchas personas) una hoja de cálculo en Excel, donde cada característica o dato que considere importante para sus contactos equivaldría a una columna. Puede crear tantas columnas como necesite para almacenar la información deseada. Sin embargo, esta práctica no es muy escalable, ya que con el tiempo la hoja de cálculo podría volverse cada vez más difícil de manejar. Para evitar este tipo de inconvenientes, existen opciones más eficientes y gratuitas en el mercado.

Evolucionando a un CRM

Una base de datos de contactos gestionada en el CRM adecuado no solo permite almacenar datos de manera intuitiva y acceder a ellos de forma sencilla, sino que también brinda la capacidad de recuperar clientes antiguos o indecisos. Además, posibilita ofrecer contenidos personalizados adaptados a cada tipo de comprador, impulsar las ventas mediante técnicas como el email marketing, y mantener a clientes y contactos informados acerca de novedades y ofertas especiales, entre otras funciones.

El CRM, por sus siglas en inglés Customer Relationship Management (Gestión de Relación con el Cliente), es un sistema diseñado para administrar la información de los clientes y gestionar las relaciones que se construyen con ellos. Su objetivo principal es lograr la satisfacción del cliente mediante un seguimiento detallado de la actividad de los contactos y nuestro negocio. Cuanta más información se tega de cada contacto, mayor será la influencia sobre ellos, facilitando la conversión en clientes leales.

Características del CRM de HubSpot

Propiedades personalizadas

Es posible configurar campos o propiedades personalizadas, que son datos específicos que se almacenan de cada uno de los contactos y se adaptan de manera precisa a las necesidades del  negocio.

Al comparar el CRM con una hoja de cálculo en Excel, las propiedades se equiparan a las columnas que se crean en el documento. La diferencia principal radica es que en el CRM se puede seleccionar el tipo de dato para cada columna. Por ejemplo, puede definir una columna como "puesto" y especificar que esa propiedad será de tipo "selección en lista de opciones". Esto implica que solo podrá ser completada con algunas opciones predefinidas, como por ejemplo: CEO / Director, Gerente, Ventas, Marketing, TI, Socio, Otro.

Este enfoque garantiza la veracidad de los datos almacenados, evitando la posibilidad de que ya sea un vendedor o un contacto introduzca información incorrecta o que no aporte valor a nuestro sistema.

Forms

HubSpot brinda la capacidad de diseñar formularios a los cuales puede integrar propiedades personalizadas. Estos formularios pueden ser fácilmente incrustados en su sitio web o compartidos mediante una URL, permitiéndole llevar a cabo encuestas al estilo de Google Forms. La particularidad es que los formularios registran de forma automática los contactos en el CRM.

Lead flows

Además, HubSpot tiene la posibilidad de generar "lead flows", que son similares a pop-ups o ventanas emergentes que contienen un formulario. Estos permiten promocionar contenidos, suscribir a los contactos al blog y, por supuesto, agregar automáticamente nuevos contactos a nuestra base de datos. Al igual que los formularios, estos "lead flows" se integran fácilmente en su sitio web.

Timeline

El CRM de HubSpot genera automáticamente un timeline que registra las interacciones que los contactos mantienen con nuestra empresa. De manera ordenada cronológicamente, podemos observar el comportamiento de los contactos, incluyendo visitas, navegación en el sitio web, descargas y formularios completados.

Después de conocer un poco de las posibilidades que ofrece un CRM en comparación con un archivo de Excel ¿cree que nos aporta más valor un CRM? Para una empresa y su crecimiento no hay nada más importante que apoyar sus decisiones en datos, los datos muestran el comportamiento real, no solo el que queremos ver, nos indican que producto o servicio debemos fortalecer, muestra implícitamente la evolución del mercado en el que estamos y si nuestros esfuerzos están funcionando.

Importancia de la segmentación en la base de datos de contactos

Además, todas las empresas deberían contar con una base de datos bien organizada. Sin embargo, registrar la información no siempre garantiza eficiencia. La segmentación es clave para organizar adecuadamente a prospectos, proveedores, clientes y empleados. Por acá hay algunos puntos a tomar en cuenta: 

Ubicación geográfica: Adaptar el lenguaje según la región.

Edad y género: Personalizar la comunicación según estos aspectos.

Intereses, gustos y necesidades: Segmentar según la información recopilada, como las visitas a un blog.

Compras realizadas: Utilizar historial de compras para dirigirse a clientes de manera más efectiva.

Sabiendo todo esto entendemos que entre más rápido e intuitivamente entendamos esos datos mejor rendimiento tendremos, y esa es otra de las ventajas que obtenemos al utilizar un CRM, la visualización y entendimiento de los datos para la toma de decisiones es exquisita.

Y con esto concluimos este artículo. Esperamos que la información sea de utilidad para la creación de su base de datos de contactos. En relación con este tema, podría resultarle interesante descargar una plantilla de ventas que le permitirá mapear su proceso comercial. Si está interesado, puede acceder a la descarga haciendo clic en el siguiente botón.