25 funciones de un CRM que su empresa debe aprovechar

¿Está buscando la manera de mantener centralizada en un solo lugar toda la información de sus departamentos, así como realizar automatizaciones para sus procesos? Seguramente sabe que un CRM puede ser de utilidad para usted, sus colaboradores, sus clientes y su empresa, pero ¿qué es un CRM?

El CRM es un software que se encarga de gestionar las relaciones de su empresa con los clientes. Dentro del CRM puede guardar toda la información que obtenga de cada uno de sus clientes y así, darle seguimiento. 

Parte de la información que se almacena sobre los contactos se basa en: nombres, números de contacto, correo electrónico, gustos y necesidades. 

Pero, un CRM no se encarga solamente de eso, hay muchas funciones para los distintos departamentos de su empresa. Es por ello que en este artículo abordaremos las  funciones principales del CRM que su empresa debe aprovechar.

Funciones de un CRM para su empresa

Como sabe, un software CRM puede ayudarle a centralizar todos los datos de sus contactos, pero también le ayuda a resolver tareas y gestionar procesos para los departamentos de marketing, ventas y servicios, por lo que las funciones pueden dividirse así:

Funciones para el área de marketing

Las funciones del CRM dentro del departamento de marketing de su empresa pueden ayudarle a aumentar la cantidad de tráfico de su sitio web, llevar a la conversión a más prospectos y realizar campañas de marketing de manera optimizada. 

1. Crear campañas de anuncios

Comencemos con una función básica del CRM y que la mayoría debe tener: creación de anuncios para Facebook y LinkedIn. Obtenga la facilidad de crear anuncios y configurar o administrar los de sus plataformas sociales, al mismo tiempo en que los coloca en distintas campañas que vaya a ejecutar. 

2. Analizar campañas de marketing

Otra de las funciones importantes recae en los resultados, con el CRM puede medir el impacto que está teniendo su campaña de marketing, usted puede conocer el número de impresiones que tiene en sus contactos y la cantidad de tráfico que se está generando hacia su sitio web. 

3. Analizar el rendimiento de los CTA

¿Le gustaría saber cuál de todos los botones con llamados a la acción están siendo más efectivos dentro de su contenido? El lugar en el que posiciona los llamados a la acción tienen mucho que ver con su desempeño y conversión, analice  el nivel de efectividad con esta función del CRM para su departamento de marketing. 

4. Crear pruebas A/B de CTA

¿Tiene dudas a la hora de colocar algún tipo de diseño o la intención de los textos dentro de sus llamados a la acción? con las pruebas A/B puede realizar variantes en sus llamados a la acción para identificar cuál de todos es más funcional en desempeño y para la generación de conversiones.

5. Desarrollar contenido inteligente

Utilice la función del CRM de contenido inteligente para obtener dos o más versiones del contenido que esté preparando, esto con el objetivo de que pueda mostrar una variación de su contenido para cada uno de los visitantes que reciba en su sitio web o landing page. 

Las alternativas de estas variaciones pueden clasificarse según el país del visitante de su sitio web, dispositivo que se está utilizando para navegar o el idioma, entre otros. 

6. Analizar el rendimiento de las campañas de correo electrónico

Conozca cuál ha sido la propensión de los correos electrónicos que ha enviado, a sus clientes o sus prospectos y verifique si los correos han sido aceptados o rechazados, asimismo puede verificar y analizar la tasa de  rebote o apertura, así como los clics en los enlaces que comparte.

7. Automatizar sus correos electrónicos

Ya sean correos sobre promocionales, seguimiento, newsletter o informativos, puede crear automatizaciones que se ejecuten dependiendo de las acciones que realice su prospecto o su cliente y, se enviaran emails según su intención y propósito, todo de manera automática. 

8. Colocar un chatbot en su sitio web

Cuando uno de sus prospectos se encuentre navegando dentro de su sitio web y no encuentre la forma rápida de comunicarse con usted, puede perder el interés por la compra del producto o servicio y abandonar la página. Esto no es conveniente. 

Teniendo en cuenta eso, usted puede facilitar la comunicación de los visitantes a su sitio web al usar una caja de chatbot dentro de su página y permitirles que se comuniquen fácilmente. 

Una de las funciones del CRM para el departamento de marketing es la posibilidad de colocar un chatbot, estos deben ser  llamativos y funcionales para facilitarle la comunicación a usted y sus prospectos.

9. Acortar enlaces para las publicaciones de redes sociales

Muchas veces se quiere compartir enlaces en las redes sociales de la empresa, pero los links pueden volverse demasiado largos y ocupar mucho espacio dentro del copy, sin mencionar que no pueden modificarse directamente, ya que al hacerlo, pierde la redirección. 

Dependiendo del CRM de su elección, este debe brindarle la posibilidad de acortar de forma automática todos los enlaces que comparta y, además de eso, sus publicaciones se mostrarán mucho más limpias y ordenadas.

10. Crear URL de seguimiento

Otra función del CRM es la creación de URL de seguimiento. Una URL de seguimiento es un enlace como cualquier otro, con la diferencia de que va acompañado de parámetros que le ayudarán a obtener información sobre sus prospectos que luego puede ser analizada por usted, a fin de tomar decisiones acertadas. 

Al crear una URL de seguimiento podrá medir la funcionalidad de las campañas de marketing que tenga activadas y conocer la cantidad de visitantes que llegan a su sitio web usando esa URL. 

11. Integrar aplicaciones externas

El CRM que escoja debe permitirle integrar distintas aplicaciones, desde las redes sociales hasta algunos productos de Google, servidores de correo electrónico, plataformas de comunicación virtual y la misma compatibilidad con otros CRM. 

Un CRM que le permita todas esas integraciones facilita aún más su trabajo dentro del área de marketing. 

12. Programar publicaciones masivas para redes sociales

Con esta función podrá organizar y programar sus publicaciones con anticipación y así no tendrá que preocuparse por estar pendiente de publicar diariamente o cada semana. 

13. Publicar entradas de blog

Al contar con un CRM todo en uno, usted podrá tener acceso a la publicación de notas de blog en su sitio web. Asimismo, con la función de blog dentro del CRM usted podrá aumentar la presencia en los motores de búsqueda y redes sociales, por medio de la generación y publicación de contenido de valor e interesante para sus prospectos o clientes.

Funciones para el departamento de ventas

Las funciones para el área de ventas se enfocan en recopilar y guardar los datos más importantes de sus prospectos y clientes, automatizar aquellas tareas que son más difíciles de realizar de forma individual y, por supuesto, obtener cierres de ventas con mucha más rapidez. 

14. Crear metas de ventas

Con una función de metas dentro de su CRM, podrá asignar metas para un colaborador en específico o para todo el equipo comercial y así mantendrá claras las actividades que debe realizar el equipo para cumplir con mayor visibilidad los objetivos que se establezcan. 

15. Hacer seguimiento al equipo de ventas

Es importante seguir el proceso del equipo comercial para conocer si los prospectos están a punto de realizar la compra de su producto o servicio y de qué manera debe abordarlos el equipo. 

Además, con el seguimiento individual usted puede identificar dónde debe enfocarse su colaborador o dónde tiene mayores deficiencias que le impidan alcanzar sus metas y trabajar en ellas.

16. Agendar reuniones con los representantes de ventas

Al colocar un fichero de reuniones de sus colaboradores en su sitio web o algún sitio en el que sepa que va a recibir visitas de sus prospectos, se colocará un calendario con las fechas que sus colaboradores están disponibles para que los prospectos puedan programar una reunión con ellos cuando más les convenga.

¿Más razones para usar un CRM en su empresa? Encuentre más información en el siguiente videopodcast preparado para usted: 

17. Estandarizar el proceso comercial

Al realizar su proceso comercial de forma estandarizada y monitorear cada una de las negociaciones, usted podrá conocer cómo va avanzando cada uno de sus leads por el proceso de compra y descubrir cuáles momentos puede optimizar para garantizar esa compra.

18. Brindar seguimiento a los prospectos

Al realizar seguimiento por medio de correos electrónicos a sus prospectos, dependiendo a la etapa donde se encuentren, usted podrá nutrirlos durante un tiempo determinado hasta que esté listo para realizar una compra o la adquisición de un servicio. 

19. Realizar seguimiento a las interacciones

Con una de las funciones del CRM usted puede conocer las reacciones que han tenido los usuarios con sus correos electrónicos enviados, ¿a qué se refiere? podrá saber cada vez que se abre uno de los correos, al momento de dar clic a un link, o cuando realizan la descarga de algún archivo que esté adjunto.

20. Eliminar la introducción manual de datos

Al hacer uso del CRM puede desocuparse del guardado de cada uno de los nuevos contactos que se vayan generando y las acciones que estos realicen, ya que, toda esa información de los prospectos se guarda de forma automática.

21. Prospectar y mantener comunicación asertiva

Una de las funciones dentro del CRM le permitirá a su equipo comercial prospectar y comunicarse con muchas personas al mismo tiempo, para mantener una comunicación personalizada y realizando tareas de revisión.

22. Mantener documentos a la mano

Dentro del CRM su equipo de ventas podrá tener un repositorio de cotizaciones y otros documentos que sean importantes para el proceso comercial, lo que les ayudará a reaccionar de una manera proactiva. 

Funciones para el área de servicio o atención al cliente

Con las funciones del CRM para el área de atención al cliente, usted podrá mantenerse en contacto con sus clientes y conocer si las expectativas de su producto o servicio han sido completamente satisfactorias. Así también, puede brindar soporte a sus clientes si es que lo requieren. 

23. Medir el nivel de satisfacción

Si requiere brindar un servicio de calidad y completo a sus clientes, las encuestas de satisfacción, asesorías o de soporte deben estar dentro de sus acciones de atención al cliente: 

Encuestas de satisfacción: conocer si su producto o servicio cumplió con las expectativas de sus clientes, su cliente podrá escoger entre opciones que le brindarán a usted la información necesaria para responder esta duda y descubrir cómo mejorar, si los resultados no fueran favorables.

Asesorías: ayuda a que sus clientes exploten el máximo de su producto o servicio con las asesorías.

Soporte: ¿sus clientes necesitan ayuda para cumplir alguna función con su producto o servicio? bríndeles un espacio donde puedan encontrar información de uso de manera fácil.

24. Brindar espacios de solución de problemas

25. Conocer los problemas de sus clientes

Conozca los inconvenientes que tengan sus clientes y designe a los miembros del equipo de ventas que se encargarán de gestionar las soluciones para sus clientes. 

Un CRM va más allá de realizar una correcta gestión con su cliente, está enfocado en ayudar a sus departamentos de marketing, ventas y servicios a abordar de manera oportuna, satisfacer la necesidad de su cliente y ayudarle a resolver los inconvenientes que pueda encontrar a la hora de usar el producto o servicio que usted ofrece y todo puede hacerlo desde una misma plataforma. 

Probablemente se pregunte cuál podría ser el CRM que se adapte mejor a su empresa, para tomar esa importante decisión de adquirir uno, es necesario que identifique cuáles son las debilidades que está presentando su equipo, ya sea en el área de marketing, ventas o de atención al cliente. 

Posterior a ello, deberá buscar en el mercado cuál de todos los CRM brinda soluciones a las debilidades que está presentando su empresa y así encontrará el adecuado.